Mémoire technique nettoyage : le plan type, section par section

Les marchés publics de propreté (nettoyage de bureaux, d'écoles, d'équipements sportifs, de vitrerie) sont souvent notés à 40 ou 50 % sur la valeur technique. Entre deux entreprises au prix proche, c'est donc le mémoire qui fait la différence. Or c'est aussi le document le plus souvent bâclé : un modèle générique, recopié d'un dossier à l'autre, qui ne parle jamais des locaux de l'acheteur.

L'acheteur ne note pas votre entreprise. Il note la façon dont vous allez nettoyer ses locaux à lui.

Avant de rédiger : trois documents à lire

Le mémoire technique ne s'écrit pas à partir de votre plaquette, mais à partir du DCE. Trois pièces commandent tout le reste :

• Le règlement de consultation : il donne les critères et sous-critères de la valeur technique, avec leur pondération. Votre plan doit suivre ces sous-critères, dans le même ordre.
• Le CCTP : liste des sites, surfaces, fréquences de passage (quotidien, hebdomadaire, mensuel), horaires d'intervention, prestations ponctuelles (vitrerie, décapage, remise en état).
• Le cadre de réponse technique, s'il est fourni : c'est un questionnaire à remplir tel quel. Ne le remplacez jamais par votre propre document, même plus joli. Un cadre non rempli peut rendre l'offre irrégulière.

Le plan type d'un mémoire technique nettoyage

En l'absence de cadre imposé, ce plan couvre ce que les acheteurs publics notent le plus souvent. Adaptez les titres aux sous-critères du règlement de consultation.

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   Compréhension du besoin

   Les sites, leurs usages, leurs contraintes (public accueilli, horaires, zones sensibles). Une page suffit, mais elle doit être propre à ce marché.

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   Moyens humains

   Effectifs par site, heures mensuelles, qualifications, encadrement. Le cœur de la note.

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   Reprise du personnel

   Comment vous accueillez les salariés repris, en application de la convention collective.

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   Organisation et planning

   Qui intervient où, quand, à quelle fréquence. Tableau par site.

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   Produits, matériel et environnement

   Produits écolabellisés, dosage, matériel, gestion des déchets.

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   Continuité de service

   Gestion des absences, remplacements, astreinte, délais d'intervention.

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   Contrôle qualité et autocontrôle

   Grilles de contrôle, fréquence, indicateurs, réunions de suivi avec l'acheteur.

1. Les moyens humains : chiffrez tout

C'est la partie que l'acheteur compare en premier, et souvent la plus pondérée. Il cherche une réponse simple : avez-vous prévu assez d'heures pour faire le travail demandé ? Un effectif sous-dimensionné est un signal d'alerte, et peut aussi conduire l'acheteur à soupçonner une offre anormalement basse.

Ajoutez la cadence retenue (en mètres carrés par heure, selon le type de local), car elle justifie vos heures. Précisez aussi la qualification des agents (agent de service, agent qualifié, chef d'équipe), les formations prévues et la personne qui sera l'interlocuteur de l'acheteur. Les volumes du mémoire doivent correspondre à ceux de votre bordereau de prix ou DPGF : une incohérence entre les deux se voit tout de suite.

2. La reprise du personnel : montrez que vous la maîtrisez

Dans le secteur de la propreté, un changement de prestataire entraîne en principe la reprise d'une partie des salariés affectés au site. Ce mécanisme vient de l'ancienne annexe 7 de la convention collective des entreprises de propreté, aujourd'hui reprise à l'article 7 de la convention collective nationale des entreprises de propreté et services associés (IDCC 3043). Les salariés repris conservent leur ancienneté et les avantages prévus par le texte.

La reprise n'est pas automatique pour tout le monde : la convention fixe des conditions, notamment d'ancienneté et d'affectation au marché. Vérifiez la version en vigueur sur Légifrance avant de vous engager sur un nombre de salariés repris. Le DCE contient souvent la liste du personnel affecté au site, avec qualification, ancienneté et durée de travail : servez-vous-en pour calculer vos coûts.

Dans le mémoire, l'acheteur veut voir trois choses :

1. Que vous connaissez l'obligation et que vous l'avez intégrée dans votre prix.
2. Comment se passe la transition : entretiens individuels, remise des équipements, formation à vos méthodes, période de recouvrement.
3. Qui encadre l'équipe reprise dès le premier jour.

3. Organisation et planning d'intervention

Présentez un planning par site : prestations quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles et ponctuelles. Reprenez les fréquences du CCTP sans les modifier. Si vous proposez mieux, présentez-le comme un ajout, pas comme un remplacement. Indiquez aussi comment vous gérez les périodes particulières : vacances scolaires, grand nettoyage d'été, événements.

4. Produits, matériel et démarche environnementale

Les marchés publics doivent désormais tenir compte de l'environnement, dans les critères d'attribution comme dans les conditions d'exécution (voir notre guide sur le critère environnemental obligatoire). Dans un marché de nettoyage, cette partie pèse donc de plus en plus lourd. Soyez précis :

• Produits : la liste des produits utilisés, la part écolabellisée (Ecolabel européen ou équivalent), et les fiches techniques en annexe.
• Dosage : centrales de dilution, doseurs, formation des agents pour éviter le surdosage.
• Matériel : microfibre, autolaveuses, aspirateurs à filtration, consommation d'eau.
• Déchets : tri, collecte des emballages, reprise des contenants vides.
• Déplacements : organisation des tournées, véhicules utilisés.

Un engagement que vous ne pouvez pas prouver est un risque : l'acheteur peut le contrôler pendant l'exécution. Ne promettez que ce que vous faites déjà, ou ce que vous avez chiffré.

5. Continuité de service et gestion des absences

C'est la question que tous les gestionnaires de bâtiments se posent : que se passe-t-il quand l'agent est malade ? Décrivez votre dispositif concrètement : délai de remplacement, équipe volante, astreinte téléphonique, qui prévient l'acheteur et comment. Un engagement chiffré (« remplacement sous 24 heures ouvrées ») vaut mieux qu'une promesse vague.

6. Contrôle qualité et autocontrôle

Les acheteurs notent de plus en plus la capacité du prestataire à se contrôler lui-même. Présentez :

• La grille de contrôle utilisée, en annexe, avec ses critères (sols, sanitaires, poussières, vitrerie).
• La fréquence des contrôles et qui les réalise (chef d'équipe, responsable de secteur).
• Les indicateurs remis à l'acheteur : taux de conformité, réclamations, délai de traitement.
• Les réunions de suivi : rythme, participants, compte rendu.
• Le traitement des réclamations : canal, délai de réponse, action corrective.

Si le marché prévoit des pénalités en cas de prestation non conforme, montrez que votre autocontrôle détecte les écarts avant l'acheteur.

Les erreurs qui coûtent des points

• Le mémoire générique : aucun nom de site, aucune surface, aucun horaire. L'acheteur le voit en une minute.
• Les heures introuvables : pas de volume horaire par site, ou un volume qui ne correspond pas au prix.
• Le cadre de réponse ignoré : un document maison à la place du questionnaire imposé.
• La reprise du personnel oubliée : pas un mot sur la transition, alors que c'est la première inquiétude de l'acheteur.
• Les promesses sans preuve : « 100 % de produits écologiques » sans fiche ni label.
• Les annexes en vrac : 40 pages de fiches de sécurité sans sommaire. Annexez ce qui est demandé, et renvoyez-y depuis le texte.

Pour la méthode générale, valable dans tous les secteurs, lisez notre guide du mémoire technique avec exemple. Et si un point du CCTP est flou (surfaces, fréquences, horaires), posez la question à l'acheteur pendant la consultation : la réponse est envoyée à tous les candidats, et elle évite une offre construite sur une hypothèse fausse.

Kodalyn rédige le mémoire technique à partir de vos propres données (effectifs, références, fiches produits, grilles de contrôle) et suit le cadre de réponse du DCE question par question. Ce qui manque vous est demandé, jamais inventé. Voir la rédaction de mémoire technique.