Vous êtes retenu : les pièces à fournir avant la signature
L'acheteur vous annonce que votre offre est retenue. Le marché n'est pas encore signé : il vous reste à fournir vos attestations, souvent en quelques jours. Un oubli, et le marché passe au suivant.
Vous avez gagné. Vraiment ? Pas tout à fait. Entre l'annonce et la signature, il reste une étape que beaucoup d'entreprises sous-estiment. C'est pourtant à ce moment-là que des marchés gagnés sont perdus, pour une simple attestation périmée.
Comment ça se passe
- 1Vous êtes informé
L'acheteur vous écrit que votre offre est classée première, souvent avec le formulaire NOTI1, et vous demande les pièces manquantes.
- 2Vous fournissez les pièces
Dans le délai indiqué, souvent quelques jours. Le délai est fixé par l'acheteur : respectez-le à la lettre.
- 3Les autres candidats sont informés
Les candidats écartés reçoivent un courrier de rejet (souvent le NOTI3) avec les motifs.
- 4Le délai de suspension
En procédure formalisée, l'acheteur attend au moins 11 jours après l'envoi des rejets avant de signer. C'est le délai de « standstill ».
- 5La signature et la notification
Le marché est signé puis notifié. C'est seulement là qu'il commence à exister.
La liste des pièces
| Pièce | Où l'obtenir | Validité |
|---|---|---|
| Attestation de vigilance URSSAF | Votre espace en ligne URSSAF (ou MSA) | 6 mois |
| Attestation de régularité fiscale | Espace professionnel sur impots.gouv.fr | Année en cours |
| Extrait Kbis (ou inscription au répertoire des métiers) | Greffe, en ligne | Moins de 3 mois en général |
| Liste des salariés étrangers soumis à autorisation de travail | Établie par vous | À jour |
| Attestations d'assurance (RC pro, décennale…) | Votre assureur | Année en cours |
Ce que l'acheteur ne peut pas vous redemander
L'acheteur ne peut pas exiger des documents qu'il peut obtenir lui-même gratuitement dans une base de données officielle, si vous lui avez indiqué comment y accéder. Il ne peut pas non plus vous redemander ce que vous lui avez déjà transmis lors d'une précédente consultation, si ces documents sont toujours valables. Signalez-le dans votre DUME ou votre DC2.
Anticiper : le coffre-fort de pièces
La meilleure parade est simple : tenir à jour, en permanence, un dossier avec toutes vos attestations. Notez la date d'expiration de chacune et renouvelez-les avant échéance. Le jour où l'acheteur vous écrit, vous répondez en une heure.
Un marché se gagne sur le mémoire. Il se perd parfois sur une attestation.
Et pendant l'exécution ?
Vos obligations ne s'arrêtent pas à la signature. Pour un marché d'au moins 5 000 € HT, l'acheteur doit vérifier tous les 6 mois, jusqu'à la fin du marché, que vous êtes à jour de vos cotisations sociales. Il vous redemandera donc une attestation de vigilance récente. Ce suivi vaut aussi pour vos sous-traitants.
Une fois le marché notifié, pensez à la suite : avance, acomptes, facturation. Tout est dans notre guide sur les délais de paiement.
La bibliothèque Kodalyn garde vos attestations, surveille leurs dates d'expiration et vous prévient avant qu'elles ne périment. Elles sont jointes automatiquement aux dossiers qui les demandent, jamais si elles sont expirées. Voir la conformité.
Répondez à cet appel d'offres avec un dossier déjà contrôlé.
Kodalyn prépare. Votre équipe décide.
Questions fréquentes
Quelles pièces doit fournir l'attributaire d'un marché public ?+
En général : l'attestation de vigilance URSSAF de moins de 6 mois, l'attestation de régularité fiscale, un extrait Kbis récent, la liste des salariés étrangers soumis à autorisation de travail et, si le RC le demande, les attestations d'assurance. La liste exacte figure dans le règlement de consultation.
Que se passe-t-il si je ne fournis pas les pièces à temps ?+
Votre offre est rejetée. L'acheteur demande alors les mêmes pièces au candidat classé immédiatement après vous, et ainsi de suite. Le délai pour fournir les pièces est fixé par l'acheteur et doit être respecté.
Qu'est-ce que le délai de standstill ?+
C'est le délai minimal entre l'envoi des courriers de rejet aux candidats évincés et la signature du marché : 11 jours en procédure formalisée (16 jours si l'envoi n'est pas électronique). Il permet aux candidats écartés de contester avant la signature.
Combien de temps est valable une attestation de vigilance URSSAF ?+
Six mois. Pendant l'exécution d'un marché d'au moins 5 000 € HT, l'acheteur doit d'ailleurs vous en redemander une tous les six mois jusqu'à la fin du contrat.